"De traditionele Postkamer bestaat in Zeist niet meer."

SOD Nieuws
"De traditionele Postkamer bestaat in Zeist niet meer."
Ma 16 apr. 2012 - Redactie20420
Donderdag 12 april 2012 werd de SOD-regiosessie 'KCC & DIV' in Bergen op Zoom gehouden. Het aantal deelnemers was: 17. Deelnemers waren afkomstig van gemeenten, een waterschap, GGD, Mailprofs. Een compliment voor de gemeente Bergen op Zoom die met een mooi aantal (9) medewerk(st)ers waren vertegenwoordigd. Parallel werd er ook een SOD-regiosessie gehouden in Zwolle. Als spreker was Marja Vermeulen uitgenodigd. Zij werkt bij de gemeente Zeist als manager van het KCC en sinds 1 december 2011 tevens leidinggevende van het Gemeentearchief Zeist. Marja Vermeulen gaf een uitgebreide uiteenzetting van hoe men het in de gemeente Zeist had aangepakt zonder te pretenderen dat dit de enige aanpak zou zijn.
Programma Dienstverlening raakt ons allemaal. De klant centraal stellen, dat is wat de gemeente Zeist wil. Wat betekent dat voor onze klanten? Wat betekent dat voor ons en voor de DIV? Het Programma Dienstverlening gaat onze klantvriendelijkheid vergroten en onze dienstverlening professionaliseren. Dat is niet alleen fijner voor de klant, maar ook voor onszelf.

Het Programma Dienstverlening ging in 2008 van start en eindigt in 2012. Een programma wil overigens zeggen dat er veel verschillende projecten (en projectgroepen) allemaal aan ditzelfde doel werken. De afstemming tussen de projecten wordt in het programma mogelijk gemaakt. De programmamanager bewaakt dit en onderhoudt contacten met de projectleiders.

In 2012 behandelt ons Klant Contact Center (KCC) alle (individuele) klantcontacten voor de gemeentelijke producten en diensten. Daarnaast zijn zoveel mogelijk producten, diensten en informatie digitaal beschikbaar.

Het enthousiasme van de projectbetrokkenen in Zeist is al groot. Een nieuwe manier van dienstverlening vraagt ook ander gedrag van collega's: denken vanuit de klant en het product dat je aanbiedt en niet vanuit je organisatie onderdeel. Communicatie met de klant zal ook steeds meer via e-mail en internet plaatsvinden. Het programma Dienstverlening raakt daardoor vrijwel de gehele organisatie. Ook DIV!

De traditionele Postkamer bestaat in Zeist niet meer. Het registreren c.a. van de post zit nu in het KCC. Alleen de logistieke werkzaamheden zitten nog bij de afdeling Communicatie en Faciliteiten zoals het openen, sorteren en intern verspreiden binnen de organisatie. Alle medewerk(st)ers binnen het KCC zijn geschoold om post te kunnen registreren. Dit geldt ook voor de twee oud medewerksters van Postkamer. Het functieniveau ligt in het KCC op 7. Dat is hoger dan in de Postkamer. Een opleiding op mbo+- niveau is dan ook noodzakelijk. Hieraan wordt gewerkt.

Documentaire Informatievoorziening bestaat in Zeist uit het dynamische en semi-statisch archief en valt onder de afdeling Informatievoorziening (ICT). Het gaat om 6 medewerkers (± 5fte).
Wat de nieuwe positie van DIV gaat worden is nog niet helder, maar dat er veel gaat veranderen voor DIV is zeker. Het advies luidt dan ook 'bereid je er op voor, doe mee aan projecten en blijf niet passief afwachten tot de organisatie naar je toekomt.

De regiosessie had een hoog gehalte van interactiviteit. De groepsgrootte leende zich hier uitstekend voor. Marja vertelde het één en ander en de deelnemers vulde dat aan met hun eigen ervaringen en vragen. Dit smaakt naar meer!

Marja maakt nog een rondje langs de deelnemers om te zien of de sessie aan de verwachtingen heeft voldaan. Deelnemers waren positief en hadden genoeg inspiratie om op hun/haar werkplek verder dit onderwerp uit te diepen. Met een netwerkdrankje werd de geslaagde sessie in Bergen op Zoom afgesloten.

Tags: kcc, vereniging sod