-
Nieuws
Best practice: WABO-scan afspraken bij provincie Overijssel
Elke provincie en elke gemeente werkt digitaal, en archiveert in meerdere of mindere mate ook digitaal. Zo ontstaan steeds meer hybride archieven, met bekende risico‟s op onvolledigheid (dat geldt dan zowel voor het analoge als het digitale archief).
De informatiehuishouding van de overheid is in toenemende mate digitaal. Daarnaast zijn er aanzienlijke analoge archiefbestanden. Beiden moeten op hun eigen wijze worden gearchiveerd, waarbij toegankelijkheid en duurzaamheid voorop staan.
De overheid biedt de mogelijkheid om analoge archiefbestanden te substitueren. Daarvoor bestaan op Rijksniveau en op provinciaal niveau vergelijkbare „Beleidsregels vervanging‟. Op basis van de deze beleidsregels verlenen Rijk en provincies een machtiging substitutie van blijvend te bewaren archiefbestanden aan provincies resp. gemeenten.
Is het bijzonder dat er anno juni 2010 nog maar twee gemeenten met een dergelijke machtiging zijn (Oss en Deventer) en twee provincies (Zuid-Holland al enige jaren, en Overijssel sinds februari 2010)?
De invoering van de Wabo betekent dat er op korte termijn in toenemende mate digitaal moet worden gewerkt. De burger mag nog analoog een aanvraag indienen, die dan of analoog de keten in gaat of op dat moment wordt vervangen door een digitaal exemplaar.
De analoge documenten die binnenkomen, of delen van bestaande analoge dossiers worden gedigitaliseerd om de beschikking te krijgen over complete digitale dossiers, met het bekende voordeel „enkelvoudige opslag, meervoudig gebruik‟.
Het substitueren van analoge informatie vindt tegenwoordig vrijwel uitsluitend plaats in de vorm van digitalisering: we scannen de analoge documenten. In de handboeken digitalisering van de gemeente Deventer en de provincie Overijssel is veel aandacht geschonken aan de scanprocedure. Dit om te waarborgen dat de substitutie zorgvuldig geschiedt. Wij moeten er op kunnen vertrouwen dat het originele analoge document zonder verlies van noodzakelijke informatie is vervangen.
Op verzoek van de Klankbordgroep WABO-ICT Overijssel, waarin alle gemeenten en waterschappen in Overijssel vertegenwoordigd zijn, is bijgaande best practice voor scanning ontwikkeld, waarin het beste van „Deventer‟ en van de provincie „Overijssel‟ is samengebracht. Hiermee wordt een standaard gezet voor scanprocedures. Wij delen deze best practice graag met u!
Lees hier het volledige document!
Gerelateerde artikelen
-
Blogs
The soap continues, part IX;
-
Blogs
Zijn we nu 1 juli allemaal aan de WABO?
-
Blogs
Waarom de Wabo nog niet gaat lukken
Vorige week zag ik opeens het licht. In een overleg over een op te stellen Div-analyse model (binnenkort meer) hadden we het over documentgerichte, procesgerichte en... meer
-
Blogs
Klaar voor de Wabo?
![20101118 sod congres inleiding kees duijvelaar concept v 1[1]](http://www.verenigingsod.nl/images/upload/cached/b59923ede948c64fe30c9036dd041501_2978_80_60_1.)
Mijn reactie