Waarom openbare tenders niet de beste aankoop garandeert

Als voorbeeld geef ik de volgende situatie. Vergeef me als hij ietwat rolbevestigend overkomt, maar hij illustreert nogal duidelijk het dilemma.

Stel; binnen een gezin geeft de vrouw de opdracht aan de man om een nieuwe wasmachine aan te schaffen want de ouder machine is na 12 jaar dan toch eindelijk aan vervanging toe. De oude machine was indertijd een A-merk van het imaginaire merk Möle. Je gaat op onderzoek uit en op basis van je partners wensen en eisen kom je uit op twee mogelijke opties; één van hetzelfde merk als de oude machine voor € 600 en één van een nieuw en totaal onbekend merk van € 500. Beide machines hebben een schriftelijke garantie van drie jaar op alle onderdelen en beide hebben op papier dezelfde kenmerken. De een kan bekeken worden in een plaatselijke witgoedzaak en de ander wordt via internet aangeboden. Beiden hebben een serviceorganisatie binnen Nederland. Rationeel zou dan op grond van de harde feiten gekozen moeten worden voor goedkopere machine van € 500. In de praktijk echter zal op dat moment het risicogehalte een rol gaan spelen. Het laatste wat je immers wil is dat je partner door jouw keuze mogelijk een niet zo’n goeie machine in huis krijgt en je dat nog jarenlang nagedragen zal krijgen. Je weet uit het verleden dat de Möle machine prima diensten heeft verricht. Dus zal de gemiddelde consument toch kiezen voor het duurdere A-merk, natuurlijk zal hij proberen om de prijs van de machine uit te onderhandelen naar het niveau van de goedkopere machine, maar pas nadat hij in principe zijn keuze bepaald heeft. Simpelweg omdat voor zijn gevoel daar minder risico aan kleeft.

Wanneer de inkopende partij de vrijheid heeft om zelf zijn keuze te maken, zal deze altijd kiezen voor die aanbieding die het minst risico oplevert. Hoe beoordeel je echter het component ‘risico’ in een openbare tender? Ik ben bang dat in veel gevallen het aspect risico geen waarderingscijfer krijgt. In tenders wordt gewoonlijk alleen datgene gemeten dat kwantificeerbaar is. Dus er worden cijfers gegeven voor zaken als prijs, kwaliteit van het plan van aanpak, referenties, conformiteit, procedurebeschrijvingen maar nooit voor risico.

In alle gevallen wordt aan de categorie prijs een zware wegingsfactor meegegeven, waardoor diegene met de laagste prijs een grotere kans heeft de opdracht te verkrijgen dan degene met een hogere prijs.

Nu is het zo dat, gedwongen door procedurele regels, de aanbieders nooit totaal inzicht kan krijgen in alle relevante omstandigheden bij de aanbestedende partij. Het kan dus heel makkelijk gebeuren dat de aanbieder in kwestie de aanbesteding onderschat en feitelijk een te lage prijs inschiet. Aan de andere kant staat dat de inkoopbeslissing los is getrokken van de feitelijke gebruikers, die op basis van hun eigen professie vaak in staat zijn om het risico van A en B leveranciers te onderkennen. Het gevolg: een opdracht die eigenlijk voor een te lage prijs wordt gegund.

Het behoeft geen betoog dat er in een dergelijke situatie iemand is die spijt gaat krijgen van de gegeven opdracht. De uitvoerder van de opdracht heeft in die situatie de meeste controle, hij zal alles doen om de opdracht passend te maken in het beschikbare budget door ofwel de te leveren inspanning in overeenstemming te brengen met de opdrachtwaarde, ofwel door meer geld te vragen voor alles dat niet letterlijk is vastgelegd in de overeenkomst. In beide gevallen is de aanbestedende partij degene die ongelukkig is met de uitkomst.

Dit wordt natuurlijk in belangrijke mate veroorzaakt door het op armlengte houden van de aanbieders ten opzichte van de aanbesteders. Hierdoor kunnen beide partijen niet goed inschatten wat de risico’s zijn en zal er altijd discrepantie blijven tussen vraag en aanbod. Ik ken tal van voorbeelden waar ook aanbestedingen gestart zijn voor werkzaamheden ver onder de aanbestedingsgrens. Het wordt tijd dat er in Nederland een halt wordt toegeroepen aan de neiging alles via dichtgespijkerde openbare aanbestedingen te willen regelen.