-
Discussie
Beter documentbeheer in vijf slogans
Deze week verscheen op www.itprofessional.be dit artikel. 5 simpele adviezen:
De mens is de maatstaf van alles
De stapsgewijze aanpak heeft nog een bijkomend voordeel, meent Ruyters: “Je kan onderweg nog quick wins inbouwen, zodat je het vertrouwen wint van de eindgebruikers.”Want documentbeheer mag dan wel verwijzen naar het document zelf, het uiteindelijke doel is het leven van diegene die met de documenten werkt te veraangenamen. Dat klinkt evident maar is het niet altijd.
Vele projecten in documentbeheer falen door gebrek aan acceptatie, wat dan weer een gevolg is van software die te weinig op de realiteit van de gebruikers is afgestemd.
De eindgebruiker moet de voordelen inzien van een documentmanagementsysteem, want er wordt van hem of haar ook een inspanning en de nodige discipline verwacht, bijvoorbeeld door het toevoegen van metadata.
“Communicatie rond de voordelen van het systeem en het nodige changemanagement zijn dan ook cruciaal voor het succes van een project”, oordeelt Lode Vandermeulen, salesmanager van Amplexor. “Dit gaat het beste als je een aantal sleutelgebruikers bij het traject betrekt.”
It’s all about the money
"Om de natuurlijke weerstand van de mensen tegen een nieuwe situatie te overwinnen, is het ook heel belangrijk hen te informeren over het rendement dat deze verandering zal opleveren", aldus Jo Van Onsem, countrymanager van Xerox België. “Maar dan moet er natuurlijk wel een positief rendement zijn."Dat is trouwens het uitgangspunt voor elke beslissing rond een documentmanagementproject: "Bereken nauwkeurig alle kosten en baten, en neem dan pas een beslissing. Van Onsem is er wel van overtuigd dat de beslissing zelden in het nadeel van digitalisering van documenten uitvalt: “Als je alle kosten van papier doorheen zijn hele levenscyclus overschouwt – creatie, distributie, bewaring tot zelfs recyclage – zal het pleidooi voor digitalisering meestal snel gewonnen zijn.”
Hire your boss
Wie een documentmanagementproject wil zien slagen, moet de nodige steun van het management genieten. Zodat, wanneer er op tafel wordt geklopt, alle betrokken partijen weten dat het tijd wordt om te luisteren en te handelen.Een goede manier om de bazen in het project te betrekken, is ervoor te zorgen dat het documentmanagement in een groter project past. “Documentmanagement wordt het vaakst goedgekeurd als middel voor een strategische doelstelling”, stelt Benny Corvers vast. “Kijk maar naar de FOD Sociale Zekerheid: daar wilden ze in het kader van ‘het nieuwe werken’ meer thuiswerk mogelijk maken.”
Natuurlijk is er niet altijd een project voorradig waar u een documentmanagementproject aan kan vastkoppelen. Maar wat altijd kan helpen is wanneer u het topmanagement kunt wijzen op de steeds strengere eisen rond traceerbaarheid van documenten. Voor de CIO betekent digitalisering in dat kader een enorme tijdsbesparing. Voor de CEO kan dit het verschil betekenen tussen een zorgeloos leven en een veroordeling voor de rechtbank.
![20101118 sod congres inleiding kees duijvelaar concept v 1[1]](http://www.verenigingsod.nl/images/upload/cached/b59923ede948c64fe30c9036dd041501_2978_80_60_1.)
Allemaal juist in die volgorde, dus een goed systeem, een gebruiker die de voordelen voor hem / haar ziet en het management dat er volledig achter staat.
Vaak is echter de omgekeerde en negatieve volgorde het geval. Het enige wat dus helpt is een communicatief ijzersterke en extroverte DM'er, die zich bijna in het primaire proces bevindt. En de rest is een roep om wat meer discipline (schaduwarchivering is van alle tijden).
Mijn reactie