De efficiency van digitalisering van werkstromen

Blogs
De efficiency van digitalisering van werkstromen
Do 24 sep. 2009 - Redactie1692

Vraagt u zich ook wel eens af hoe je productiviteit moet meten in document processen?

Veel van mijn klanten hebben de beschikking over uitstekende Document Management systemen (DMS), zeer gemotiveerde medewerkers en beschikken over prima scanapparatuur maar klagen toch over trage invoer van binnenkomende documentstromen in hun DM systeem. Hoe komt dat toch?

Bij een aantal mijn klanten heb ik een quick scan mogen uitvoeren om de “bottlenecks” in kaart te brengen en eigenlijk zonder uitzondering ligt de oorzaak in onvoldoende kennis van de betrokken afdelingen over de mogelijkheden van automatische processing van de output van hun scansystemen. Op zichzelf is dat niet zo gek. De gevestigde leveranciers van DM systemen verdienen hun geld met de licenties en de implementatie van hun systeem, maar zijn niet ingericht om de dagelijkse praktijk van hun klanten te optimaliseren. De gebruikers van de systemen laten zich uitvoerig informeren over de mogelijkheden van het te kiezen platform, maar zijn zich onvoldoende bewust van de mogelijkheden om hun werkstromen zelf te optimaliseren.

Op zichzelf is dat allemaal wel te begrijpen. Voor de leveranciers van de DM systemen valt het grote geld niet te verdienen met een 1:1 begeleiding van uitvoerende afdelingen. De gebruikers van DM systemen hebben vaak overdreven verwachtingen van de intelligentie van hun gekozen DM systeem en kijken uiteindelijk verbijsterd naar de grote moeite die het kost om een document of dossier geplaatst te krijgen in hun applicatie.

Voor een deel wordt dat veroorzaakt door miscommunicatie tussen automatiseerders en archivarissen. Als een automatiseerder bijvoorbeeld zegt dat metadata eigenlijk niet meer nodig is dan bedoelt hij heel wat anders dan hoe een archivaris dat begrijpt. De automatiseerder wil eigenlijk zeggen dat de metagegevens zelf op een andere manier in hun databases ondergebracht worden en zeker niet dat metagegevens niet meer belangrijk zijn.

Wellicht het grootste probleem komt echter voort uit het feit dat na maandenlange evaluaties en uitputtende offertetrajecten een systeem wordt opgeleverd en overgedragen aan medewerkers die niet betrokken zijn geweest bij de inrichting en geen affiniteit hebben met het omgaan met scanners en images.

Als je digitalisering van werkstromen gaat toepassen, dan moet je de vraag stellen hoe hoog de productie zal zijn. Als er van tevoren geen doel is gesteld, kun je natuurlijk ook niet beoordelen of een ingesteld proces doelmatig is. De makkelijkste manier om te beoordelen of het invoeren van documenten efficiënt wordt uitgevoerd is om te kijken naar het aantal documenten dat per dag kan worden ingevoerd en het aantal mensuur dat daarvoor nodig is.

Als vuistregel kun je daarbij uitgaan dat één werkplek gedurende één werkdag in staat moet zijn om minimaal 500 documenten te verwerken. Een document mag daarbij bestaan uit 1 tot 4 vel gemiddeld. Natuurlijk zijn er uitzonderingen en allerlei factoren die van invloed kunnen zijn. Maar het is de moeite waard om die factoren dan te onderzoeken!

Tags: dms, efficiency, imaging, scanning

Reacties op dit artikel

Teun Putter Do 24 sep 2009, 12:45
Komt hier de bekende kloof tussen ICT (DM-systemen) en facility management (scannen, postkamer, invoeren) weer aan de orde? Er zijn best practices, wanneer leren we daarvan? Goed stuk Leon en ik denk dat veel organisaties zouden tekenen voor 500 documenten per dag per werkplek.
Sylvia bakker-kempen Di 13 okt 2009, 17:35
Productiviteit meten in document processen, zo heb ik het nog niet bekeken. We vernemen natuurlijk allemaal veelvuldig van de 'taalbarriere' ICT'ers zijn geen archivarissen en andersom. Toch komt hier door de opleidingen verandering in. Een advies is dan ook voeg letterlijk en figuurlijk nieuw bloed toe en luister naar elkaar. Meer profileren van DIV is nog altijd belangrijk.
Als ik uitleg geef over het tot stand komen van een archiefinventaris en ruim 1000 documenten toegankelijk maken voor de 'consument' wordt het tastbaarder. Informatie is pas informatie als het een betekenis heeft.
Goed stuk, terug naar de productiviteit van document processen, de winst zit vooral in de relaties.