Reacties op dit artikel
  • Adri Boogaard Wo 10 nov 2010, 20:07

    Beslist herkenbaar. Het nieuwe binnen zaakgewijs is m.i. wel dat het de ordening en vindbaarheid betreft van digitale informatie. Maar enige relativering kan beslist geen kwaad. Klantgericht, procesgericht en zaakgericht zo integreren dat uitzonderingen zo minimaal mogelijk zullen voorkomen. Maar ook beseffen dat lang niet alles (en iedereen) zich laat structureren.
    Maar ook dat kennen we al lang vanuit de analoge situatie toch?

  • Jos Arends Vr 12 nov 2010, 09:25

    In deze blog worden bepaalde dingen geproblematiseerd, die wat mij betreft niet zozeer een probleem zijn van zaaksgewijs werken op zich, maar van de wijze waarop zaaksgewijs werken hier wordt gepresenteerd. Het 'probleem van de zaak in de zaak' los je op met deel- en vervolgzaakfunctionaliteit in je zaaksysteem, met eigen kenmerken, die eventueel kunnen worden overgenomen uit de hoofdzaak, maar dat is geen verplichting.
    Het probleem van 2 vragen in 1 aanvraag (ivm bijvoorbeeld de wmo) komt niet bij de beleidsambtenaar terecht: bij binnenkomst worden er (bijvoorbeeld door DIV) direct 2 zaken van 2 verschillende zaaktypen aangemaakt, die dus ook een verschillende looptijd kunnen hebben waarover de klant apart wordt geïnformeerd en die een verschillend resultaat kunnen hebben. Dat is juist klantgericht (wat het blog dus tegenspreekt!)
    Het probleem van onduidelijkheid over zaken, documenten en dossiers ligt aan de manier waarop je dat in een zaaksysteem inricht en presenteert. Door de zaak al bij voorbaat (bij DIV) een naam te geven, die door de behandelend ambtenaar kan worden aangepast, in deze zaak een dossiermap te hebben waarin documenten staan (die ook weer eigen namen gegeven kunnen worden), valt het met de verwarring ook reuze mee.
    Wat je gewoon nodig hebt, is een eenvoudig configureerbaar zaaksysteem, waar je in elk geval de deel- en vervolgzaakfunctionaliteit in de hele breedte tot je beschikking hebt. Kort gezegd: een systeem mag wat mij betreft pas een zaaksysteem heten als de WABO zonder backoffice hierin kan worden afgehandeld, waarbij je de WABO ook nog eens zelf kan configureren en je daar met 2 mensen niet langer dan een week of 5 mee bezig bent.
    Als je zo'n systeem hebt (en de kunde en visie om zoiets in te richten), vallen de problemen, zoals geschetst in het blog bijna helemaal weg.
    Zaakgericht werken is dus niet het probleem, maar de visie op zaakgericht werken en de systemen, waarvan ten onrechte wordt beweerd (en wordt aangenomen!) dat het zaaksystemen zijn.

  • Sven Blom Vr 12 nov 2010, 16:06

    Een prima stuk en altijd prettig als iemand mogelijke problemen aankaart. Echter is dit altijd gemakkelijker dan het aanreiken van oplossingen!

    Ik ben het grotendeels met de reactie van Jos eens, een aantal van de door jou geschetste problemen zijn in een goed zaaksyteem met de juiste (organisatorische) implementatie niet onoverkoombaar (van mij mag de WABO best in een backoffice mits status en dossier maar inzichtelijk zijn via het zaaksysteem).

    Echter ben ik het eens dat er processen (bv. beleid, maar ook grote bouwprojecten) zijn die zich waarschijnlijk minder goed lenen voor zaakgericht werken. Mede omdat ze erg lang kunnen duren, maar ook gewoon simpelweg omdat het proces vaak teveel uitzonderingen kent.

    De oplossing hiervoor is bedenken tot welk abstractieniveau je deze zaaktypen inricht. Hoe lang, complex of uniek ook, elk proces begint en eindigt een keer. Aan de andere kant kan je ook besluiten om dit niet zaakgericht op te lossen; erg pragmatisch! Zorg dan wel dat je een goed DIV adviseur hebt om te zorgen dat je ook hierbij alles direct op de juiste manier 'archief klaar' maakt en inzichtelijk voor andere betrokkene.

  • Sven Blom Vr 12 nov 2010, 16:23

    Een prima stuk en altijd prettig als iemand mogelijke problemen aankaart. Echter is dit altijd gemakkelijker dan het aanreiken van oplossingen!

    Ik ben het grotendeels met de reactie van Jos eens, een aantal van de door jou geschetste problemen zijn in een goed zaaksyteem met de juiste (organisatorische) implementatie niet onoverkoombaar (van mij mag de WABO best in een backoffice mits status en dossier maar inzichtelijk zijn via het zaaksysteem).

    Echter ben ik het eens dat er processen (bv. beleid, maar ook grote bouwprojecten) zijn die zich waarschijnlijk minder goed lenen voor zaakgericht werken. Mede omdat ze erg lang kunnen duren, maar ook gewoon simpelweg omdat het proces vaak teveel uitzonderingen kent.

    De oplossing hiervoor is bedenken tot welk abstractieniveau je deze zaaktypen inricht. Hoe lang, complex of uniek ook, elk proces begint en eindigt een keer. Aan de andere kant kan je ook besluiten om dit niet zaakgericht op te lossen; erg pragmatisch! Zorg dan wel dat je een goed DIV adviseur hebt om te zorgen dat je ook hierbij alles direct op de juiste manier 'archief klaar' maakt en inzichtelijk voor andere betrokkene.

  • Roel Bruijns Wo 17 nov 2010, 20:17

    Dank voor jullie reacties. Hierbij een reactie:

    - Wat Jos -terecht- aanstipt is dat een wmo-aanvraag voor twee voorzieningen kan worden gesplitst in twee zaken. Dat is zeker waar, maar in de beleving van menig ambtenaar én burger is het juist bureaucratisch en levert het extra werk op. Dat was mijn punt. Zaakgewijs en klantgericht bijten elkaar in mijn ogen ook niet, maar de beleving van de ambtenaar en de burger kunnen anders zijn dan die van de informatiespecialist.

    - Op mijn werkplek merk ik dat ambtenaren moeilijk de overstap kunnen maken van dossier naar zaak, Jos. Zij zijn gewend en vinden het handig dat alles over een bepaalde instelling in een omslag is te vinden. Noem het ambtelijke inertie. Bij zaakgewijs werken worden juist verschillende processen van elkaar onderscheiden en gescheiden. Zo behoren vergaderstukken van de Provincie niet in dezelfde zaak thuis als het verzoek vanuit de provincie om een zienswijze te geven op een vergunning.

    Ik ben te lezen dat Sven de strekking begrijpt van mijn blog, namelijk het opzoeken van de grenzen van het zaakgewijs werken. Uiteraard kunnen er problemen worden opgelost door goede begeleiding en regelingen, maar er zitten ook een hoop menselijke aspecten aan, zoals het feit dat ambtenaren zich niet zelden gehinderd voelen in hun werk door onze manier van werken.

  • Jos Arends Do 18 nov 2010, 07:41

    @ Roel,
    Ik begrijp je punt heel goed, maar ik herken daar niets van in de praktijk. In onze gemeente werken op dit moment ongeveer 135 mensen met ons nieuwe zaaksysteem. Daarvan zijn er welgeteld 2 uitgesproken negatief, terwijl we nog midden in de transitie zitten.
    Dus vandaar dat ik denk dat weerstand meer te maken heeft met wat je de ambtenaar aanbiedt op het terrein van zaaksgewijs werken, dan het concept zaaksgewijs werken an sich. In onze organisatie komen afdelingen zelfs vragen of ze eindelijk zaaksgewijs mogen gaan werken! Het concept zaaksgewijs werken, mits op de juiste wijze ingevoerd, slaat volgens mij juist een brug tussen ambtenaar en informatiespecialist in plaats van een gat.

  • Jos Arends Do 18 nov 2010, 07:41

    @ Roel,
    Ik begrijp je punt heel goed, maar ik herken daar niets van in de praktijk. In onze gemeente werken op dit moment ongeveer 135 mensen met ons nieuwe zaaksysteem. Daarvan zijn er welgeteld 2 uitgesproken negatief, terwijl we nog midden in de transitie zitten.
    Dus vandaar dat ik denk dat weerstand meer te maken heeft met wat je de ambtenaar aanbiedt op het terrein van zaaksgewijs werken, dan het concept zaaksgewijs werken an sich. In onze organisatie komen afdelingen zelfs vragen of ze eindelijk zaaksgewijs mogen gaan werken! Het concept zaaksgewijs werken, mits op de juiste wijze ingevoerd, slaat volgens mij juist een brug tussen ambtenaar en informatiespecialist in plaats van een gat.

Mijn reactie

  • HTML niet toegestaan. URL's worden automatisch clickable.
    * E-mail adres wordt niet getoond

SOD Feeds