Begeleiding in een aanbesteding

Blogs
Begeleiding in een aanbesteding
Vr 3 sep. 2010 - Redactie870
Ik bereid me voor op de begeleiding van drie gemeenten die een gezamenlijke aanbesteding willen doen voor een applicatie die ze kan helpen met digitaal te werken.

We beginnen met kick-off bijeenkomsten. Leuk: een introductie in waar de gemeente heen wil in de toekomst (zaakgericht werken) en hoe ze dat willen bereiken: door de aanschaf van een ECM applicatie. Ik ga daarin vertellen hoe we dit gaan aanpakken
De projectgroep die het project heeft geinitieerd en begeleidt heeft daar al een aantal ideeën over. Om een applicatie te selecteren moeten we eisen en wensen gaan inventariseren.

Dat is niet al te gemakkelijk. Drie gemeenten met verschillende insteken, verschillende ervaring in digitaal werken en waarschijnlijk een gedivergeerde mening over hoe dit in de toekomst moet plaatsvinden.

Ik wil de deelnemers aan de workshops uit hun natuurlijke habitat halen. Ze buiten de gebaande wegen laten lopen. Een methodiek die ik overweeg is de 6 denkhoeden van de Bono. De techniek gaat uit van de vooronderstelling dat mensen geneigd zijn een probleem altijd vanuit eenzelfde kant te benaderen. De 6 hoeden dwingen je tot het bekijken van het probleem vanuit andere kanten. Het geeft je ook de ruimte dingen te zeggen die je normaal gesproken, bijvoorbeeld vanuit je functie, niet zou kunnen zeggen.

Ik twijfel echter of dit nou de geëigende manier is om het aan te vliegen. Een brainstormsessie is bedoeld om creatieve oplossingen te verzinnen, maar de oplossing, een DMS, staat eigenlijk al vast. Het gaat nu alleen nog om wat voor eisen daaraan gesteld kunnen worden.

Het is wel heel leuk om verder te gaan dan alleen eisen en wensen: gevoel peilen over de veranderingen, emoties laten spuien, en wie weet wat er voor creatiefs uitkomt.... zou het zomaar kunnen dat een dms niet de oplossing is? Nee...het moet op de een of andere manier worden ondersteund. En als ik naar mezelf kijk: ik heb veel aan mijn ervaring maar het beperkt me ook in mijn blikveld. Omdat je uit ervaring weet dat iets toch niet kan. Maar is dat zo?

Tags: dms