Een nieuwe Div-afdeling bij het CJIB

Blogs
Een nieuwe Div-afdeling bij het CJIB
Zo 12 sep. 2010 - Redactie2630
In 2008 heeft het Centraal Justitieel Incasso Bureau de afdelingen Post en Archivering samengevoegd tot een afdeling Documentaire Informatie Voorziening.Deze DIV afdeling dient als vraagbaak en geheugen op het gebied van informatie-beheer en informatiemanagement voor de gehele organisatie.
Om aan deze vraag te voldoen moesten alle medewerkers van deze geïntegreerde afdeling over voldoende basiskennis DIV beschikken. Hoewel het merendeel van de medewerkers al een aantal jaar op de afdeling post & archief werkte ontbrak bij een deel van hen het begrip omtrent de achtergrond van de DIV en het hoe en waarom van documenten registreren, dossiers vormen en archivering. Daarnaast miste men actuele kennis op het gebied van wet- en regelgeving, waren er onduidelijkheden over selectie en vernietiging en waren niet alle medewerkers voldoende geschoold op ICT gebied. Om deze kennis te verkrijgen is een maatwerk opleidingstraject opgestart.

Voortgang opleidingstraject

Dit traject is aan het eind van 2008 gestart en beslaat een periode van 3 jaar, waarbij per jaar een aantal onderwerpen behandeld wordt. In het najaar van 2008 is het eerste deel van dit traject uitgevoerd. In september 2009 volgde een herhaling van het eerste deel voor nieuw binnengekomen medewerkers en in oktober/november 2009 hebben alle medewerkers van de afdeling het tweede deel van dit traject gevolgd. Het derde en laatste deel staat gepland voor het najaar van 2010.

Inhoud opleidingstraject

In het opleidingstraject komen de volgende onderwerpen aan de orde.

Documentbehandeling en documentbeheer

• Begrippen in de documentaire informatievoorziening

• Documentaire informatiesystemen

• Archieven en archiefbeheer

• Beheer, onderhoud en overbrenging van archieven

Numeriek ordenen

• Het hoe, wat en waar van numeriek ordenen

• Consequenties van numeriek ordenen

Digitalisering en automatisering

• Verschillen tussen analoog en digitaal

• Rol en plaats van de DIV afdeling in een digitale organisatie

• Het Documentair Structuur Plan

• Normen en standaarden

• Automatisering voor DIV

Wet en regelgeving

• Informatierecht en archiefrecht

• Archiefwet 1995 en Archiefbesluit 1995

• Goede, geordende en toegankelijke staat

Selectie en vernietiging

• De theorie van selectie en vernietiging

• Selecteren van archiefbescheiden

• De (ontwerp) vernietigingslijst

• Probleemsituaties bij selectie en vernietiging

Maatwerk

“Iedereen (zowel cursisten als leidinggevende) is tevreden en positief over het tot nu toe doorlopen traject.” Aldus Age Bos, teammanager DIV bij het CJIB. Fenny Bouma, medewerker DIV vult aan: “De docent wist de soms wat saaie stof op een leuke manier te brengen.”

Het opleidingstraject is in gang gezet door een verandering binnen de organisatie

Voor de ontwikkeling van het opleidingstraject heeft SOD-Opleidingen gebruik gemaakt van de verschillende modules uit de gecertificeerde SOD-I en HMDI opleiding en het grote aantal bestaande cursussen en workshops van SOD-Opleidingen.

Voor aanvang van de training vond overleg en afstemming tussen het CJIB en de docent die dat deel van de training gaf plaats zodat de training niet alleen aansloot bij de opleidingsbehoefte van het CJIB, maar er in het opleidingstraject ook gebruik gemaakt kon worden van de input van het CJIB en aangesloten kon worden bij de specifieke situatie van het CJIB als uitvoeringsorganisatie van het ministerie van justitie.

Gevolg opleidingstraject

Doordat de docenten goed aan wisten te sluiten bij de wensen van de organisatie en gebruik wisten te maken van werkwijzen en beschikbare documenten binnen het CJIB ging de stof meer leven voor de cursisten. “De stof wordt nu al in de praktijk toegepast. Ook voor mensen die in een ver verleden de SOD-I opleiding gevolgd hebben was deze stof interessant omdat het een goede opfriscursus was en er aandacht besteed werd aan de veranderingen in het vakgebied. Naar aanleiding van het tot nu toe doorlopen traject is besloten om in het vervolg de opleidingseis “SOD-I“ op te nemen bij nieuwe vacatures binnen de afdeling ” zo stelt Age Bos.

Mede doordat SOD-Opleidingen in het cursusjaar 2009/2010 een SOD-I groep in Heerenveen gestart is zijn er nu al twee werknemers van de afdeling DIV van het CJIB die de opleiding SOD-I volgen.

Tags: ontwikkeling