-
Blogs
De veranderende organisatie bij de gemeente Leiden
De afdeling DIV van de gemeente Leiden is voortvarend in ontwikkeling naar een moderne gedigitaliseerde afdeling informatiemanagement. Men is zich er daarbij terdege van bewust dat de ontwikkelingen in het vakgebied en op de afdeling uitnodigen tot gedegen opleiden en bewust maken.
Binnen de gemeentebrede ontwikkelingen en activiteiten van de gemeente Leiden krijgt ook de huidige afdeling DIV een plaats en nieuwe manier van werken. Digitaal werken staat daarbij centraal. De afdeling DIV kan in een nieuwe vorm een belangrijke bijdrage leveren aan het slagen van de verdere stap naar digitaal werken en het realiseren van digitaal document management.
Voor de DIV-medewerkers betekent dit een grote verandering in de manier van werken. Om goed met de digitale ontwikkelingen mee te groeien is een eerste stap gezet door alle medewerkers een ontwikkelassessment af te nemen. Op grond van dit assessment is de groep medewerkers in twee groepen verdeeld. Voor beide groepen werd voorzien in een gezamenlijk opleidingstraject voor alle medewerkers. Dit opleidingstraject moest medewerkers voldoende toerusten om de ontwikkeling naar digitalisering van het vakgebied in de gemeente Leiden te kunnen maken.
Voor de ‘high potential’ medewerkers die in het ontwikkelassessment werden onderscheiden, werd in aanvulling op het eerste opleidingstraject een aanvullend traject voorzien waarin zij worden voorbereid op de verantwoordelijkheden van de functie van Informatiemanager die zij in de toekomst gaan vervullen.
De gemeente Leiden heeft SOD-Opleidingen gevraagd deze trainingen te verzorgen. Uitgangspunt voor SOD-Opleidingen was daarbij dat de trainingen de deelnemers op een interactieve manier dieper kennis moesten laten maken met de (toekomstige) ontwikkelingen in het vakgebied in de gemeente Leiden en de groei van de medewerkers naar informatiemanagers die daarmee gepaard gaat.
Digitaal Documentbeheer en klantgericht communiceren
De eerste training was de training Digitaal Documentbeheer. Deze training gaat in op die aspecten van de informatievoorziening waar de DIV-afdeling de komende jaren steeds vaker mee te maken krijgt. De omslag van documentgericht naar procesgericht en de transformatie van document naar informatie staan hierin centraal. De training beoogt de deelnemers die competenties bij te brengen die nodig zijn om succesvol te (blijven) functioneren in een (DIV)organisatie die zich ontwikkelt van analoog naar hybride naar digitaal.
Binnen de training is ruim aandacht voor het digitaliseringsproces en alles wat daar bij komt kijken. Er wordt daarbij aandacht besteed aan het vormgeven van de front-, mid- en back-office, de juridische aspecten van de digitalisering, zoeken en vinden, het documentair structuurplan en DIV-kwaliteitszorg. Leerdoelen daarbij zijn om de deelnemers aan de training een zodanige kennis- en vaardighedenbagage mee te geven dat zij niet alleen in staat zijn de ontwikkelingen op de DIV-afdeling van de gemeente Leiden te volgen maar vooral kunnen meedenken en meewerken aan het zo goed mogelijk vormgeven en uitvoeren van deze ontwikkelingen.
De training bestond uit de volgende trainingsonderdelen:
1. Digitalisering van de informatievoorziening
Digitalisering is een ruim begrip met voor iedere organisatie een andere betekenis. Onafhankelijk van de betekenis die je aan digitalisering geeft is het voor iedereen wel duidelijk dat trajecten op dit gebied vaak moeizaam verlopen. De DIV afdeling heeft vaak moeite om leidend of sturend op te treden in dergelijke trajecten. Terwijl zij wel de juiste kennis in huis heeft. Het blijkt dat er wel degelijk een visie en ideeën aanwezig zijn binnen een afdeling DIV, maar de specifieke (technische) kennis op het gebied van digitalisering ontbreekt om vol zelfvertrouwen de discussie aan te gaan met bijvoorbeeld ICT collega's of het Management Team. Cursisten krijgen in deze training kennis en inzicht in de ontwikkelingen en mogelijkheden van digitalisering van de informatievoorziening, zodat zij een leidende/sturende rol kunnen vervullen bij transformatie van een analoge naar een digitale organisatie.
2. Procesmanagement en DIV
Postregistratie en archivering raken steeds meer geïntegreerd in de primaire processen van (overheids)organisaties. De huidige generatie geautomatiseerde post- en archiefsystemen biedt voorzieningen om processen te ondersteunen. In deze training maken we de DIV’er bewust van de relatie tussen DIV-gerelateerde processen en de primaire processen van de organisatie. De cursist leert hoe processen gemodelleerd en bestuurd worden. Ook leert de cursist hoe een proces in een geautomatiseerd postregistratiesysteem vorm te geven en te beheersen en krijgt hij inzicht in het Documentair Structuurplan.
3. Information Retrieval
In dit onderdeel besteden we aandacht aan het belang van informatie in de samenleving, de informatiebehoefte en de benodigde informatievaardigheden. Er wordt verder ingezoomd op de functie en taken van de documentaire informatievoorziening in een organisatie. Hierbij wordt uitgebreid aandacht besteed aan de veranderingen hiervan, die onder invloed van ICT- en maatschappelijke ontwikkelingen plaatsvinden. Daarnaast krijgen cursisten in dit onderdeel handvatten om het informatieaanbod af te stemmen op de informatiebehoefte van belanghebbenden, zowel in als buiten de eigen organisatie.
4. Digitaal Documentbeheer
In dit onderdeel krijgen cursisten inzicht in de functies van Document Managementsystemen en de kansen die de nieuwe ontwikkelingen op weg naar geïntegreerde digitalisering bieden. Daarnaast worden handvatten geboden voor het opstellen van een implementatieplan. Na afronding van de training zijn cursisten in staat de meerwaarde te bepalen van de inzet van documentmanagement binnen de organisatie. Bovendien leren zij geformaliseerd DIV-beleid naar praktijk om te zetten.
5. Training Klantgericht communiceren
Onder invloed van de digitalisering neemt het contact tussen DIV'ers en medewerkers (ambtenaren) toe. Naast de vertrouwde contacten gericht op het uitlenen van dossiers, krijgen DIV-medewerkers steeds meer te maken met adviserende werkzaamheden. Veel organisaties hebben tegenwoordig de contacten met interne klanten zelfs geformaliseerd in service level agreements.
Het gevolg is dat die klant steeds meer van de DIV-afdeling verwacht. Daarnaast komt u onder invloed van de digitalisering steeds vaker in contact met de collega's van andere afdelingen. Deze ontwikkeling vraagt om sterke vaardigheden op het gebied van communicatie en klantgericht werken. In de training 'Klantgericht communiceren' gaan cursisten aan de slag met deze belangrijke vaardigheden.
Vervolgopleiding ‘high potentials’
Voor de medewerkers die als ‘high potential’ uit het ontwikkelassessment kwamen verzorgde SOD-Opleidingen de volgende additionele trainingen:
1. Accountmanagement en DIV
De rol en functie van de informatievoorziening verandert. Hierdoor ontstaan nieuwe DIV-functies. In het kader van klantgericht werken doet de Accountmanager zijn intrede. Een functie die nieuw is in de wereld van de informatievoorziening en dus andere, nieuwe competenties vraagt.
Deze driedaagse training behandelt naast de basisvaardigheden van een accountmanager ook de specifieke competenties van een accountmanager informatievoorziening.
2. Kwaliteitszorg DIV
Parallel met de groei van het belang van een doeltreffend informatiebeleid, neemt de behoefte aan een betrouwbaar inzicht in de kwaliteit van de documentaire informatievoorziening steeds meer toe.
Inmiddels is iedereen overtuigd van het belang van een kwalitatief goede informatievoorziening. Maar wat is eigenlijk kwaliteit en hoe meet je het? Welk kwaliteitsniveau is gewenst voor de organisatie? En hoe handhaaf je de gewenste kwaliteit?
Kwaliteit heeft niet alleen een grote invloed op uw dagelijkse bedrijfsvoering, maar bepaalt ook in grote mate of uw organisatie haar politieke, cultureel-historische en service gerichte doelstellingen realiseert.
De training beoogt de deelnemers bewust te maken van het belang van kwaliteitszorg. Daarnaast verkrijgen de deelnemers inzicht in de belangrijkste facetten van kwaliteitszorg.
Tevreden
De gemeente Leiden was na afloop zeer tevreden over de behaalde leerdoelen en de wijze waarop SOD-Opleidingen het opleidingstraject had verzorgd. De hele training werd afgesloten met een feestelijke uitreiking van behaalde certificaten en uiteraard voor iedere cursist een bos bloemen!
![20101118 sod congres inleiding kees duijvelaar concept v 1[1]](http://www.verenigingsod.nl/images/upload/cached/b59923ede948c64fe30c9036dd041501_2978_80_60_1.)
Mijn reactie