-
Blogs
De groei van Div bij Waterschap de Dommel
De afdeling informatievoorziening van het Waterschap De Dommel is vanaf 2008 voortvarend in ontwikkeling naar een moderne gedigitaliseerde afdeling Informatie Management. Kernwoorden daarbij zijn digitalisering, digitale balie, producten en processen. Daarbij was vanaf het begin duidelijk dat digitaliseren eerst en vooral een kwestie van mens- en teamontwikkeling is en pas dan ook een kwestie van automatisering. Het zijn immers de medewerkers die de grootste verandering en ontwikkeling doormaken. Digitaliseren betekent voor hen veranderen, aanpassen, leren, ontwikkelen en vooral vertrouwen in zichzelf en hun leidinggevenden.
Waterschap De Dommel werkt volgens haar missie ‘actief aan duurzame en veerkrachtige watersystemen in het werkgebied. Zij doet dat voor de inwoners en bedrijven en sámen met andere overheden en maatschappelijke groeperingen’.
Waterschap De Dommel is daarbij ‘een organisatie, continu in ontwikkeling, waar mensen graag werken. De prikkel tot ontwikkeling komt voort uit de dynamiek van de mensen die er werken en uit de maatschappelijke veranderingen. De medewerkers doen hun werk professioneel, zijn betrouwbaar en werken samen met de doelgroepen en partners’.
Het management van de afdeling Informatievoorziening is hier zeer zorgvuldig mee omgegaan. Men wilde de leden van het team de benodigde geestelijke bagage en vaardigheden meegeven om mee te kunnen groeien met de ontwikkelingen. De kans op slagen van het digitaliseringstraject werd daardoor groter en de afdeling als geheel kon zo beter de rol vervullen die in de toekomst van het team wordt verwacht.
Alle medewerkers van de afdeling hebben om te beginnen een ontwikkelassessment gehad om te bepalen in hoeverre en hoe zij mee kunnen groeien met de ontwikkelingen. Een volgende stap was het met behulp van maatwerk trainingen van SOD-Opleidingen opleiden van de medewerkers.
Dat opleiden gebeurde in twee stappen. Allereerst is er in het najaar 2008 voor enkele DIV-medewerkers een maatwerk training Voorbereiding Digitaal Document Beheer georganiseerd om hun kennis van het moderne DIV-vak ‘up to date’ te brengen. Deze training bestond uit de volgende onderdelen:
1. Informatievoorziening en ICT
Organisaties hebben te maken met vele mogelijkheden op het gebied van Informatie Management & Informatie Technologie. Technisch gezien is 'alles' mogelijk. Deze training gaf deelnemers inzicht in de wijze waarop technologische ontwikkeling een bijdrage kan leveren aan de ondersteuning van bedrijfsprocessen.2. Recordsmanagement en Record destination
Deze training behandelde alle aspecten van het beheer van (digitale) documenten. Deelnemers waren na afloop in staat om relevante keuzes te maken in het beheer van documenten, afhankelijk van hun bestemming.3. Toegankelijk maken van informatie
In deze training leerde men de overstap maken van specifieke (vertikale) toepassing van post- en dossierregistratie naar een meer generieke (horizontale) benadering van het beheren van documenten. De training stelde deelnemers in staat om de inhoud en het onderwerp van documentaire informatie op gestructureerde wijze te ontsluiten. Daarnaast kregen zij inzicht in de verschillende mogelijkheden van ontsluiting van informatie en kregen ze de gereedschappen aangereikt om mee te denken over toepassingsmogelijkheden binnen de eigen organisatie.4. Administratieve organisatie
In deze training leerde men het doel van het vastleggen van bedrijfsprocessen en leerde men aangeven wat de rol van DIV binnen de bedrijfsprocessen van de (eigen) organisatie is.5. Afsluitende toetsen
Alle vier de hiervoor genoemde onderdelen werden afgesloten met een toets in de vorm van een werkstuk of gerichte opdracht.In vervolg op de basistraining zijn door SOD-Opleidingen voor het hele DIV-team in 2009 een incompany training Digitaal Document Beheer en een communicatietraining verzorgd:
1. Maatwerk training Digitaal Document Beheer
In deze achtdaagse training ging men uitgebreid in op die aspecten van de informatievoorziening waar de DIV-afdeling de komende jaren steeds vaker mee te maken krijgt. De omslag van documentgericht naar procesgericht en de transformatie van document naar informatie staan hierin centraal. De onderwerpen die in de training Voorbereiding Digitaal Document Beheer aan de orde waren gekomen, werden hier op een hoger niveau behandeld en verder uitgediept.2. Proactief en klantgericht communiceren
Onder invloed van de digitalisering neemt het contact tussen DIV’ers en medewerkers (ambtenaren) toe. Naast de vertrouwde contacten gericht op het uitlenen van dossiers, krijgen DIV-medewerkers steeds meer te maken met adviserende werkzaamheden. Veel organisaties hebben tegenwoordig de contacten met interne klanten zelfs geformaliseerd in service level agreements.
Het gevolg is dat die klant steeds meer van de DIV’er verwacht. Daarnaast komt deze onder invloed van de digitalisering steeds vaker in contact met de collega’s van andere afdelingen. Deze ontwikkeling vraagt om sterke vaardigheden op het gebied van communicatie en klantgericht werken. In de training ging men aan de slag met deze belangrijke vaardigheden.Mailprofs kwaliteitsaward
Binnen de informatievoorziening is er een groeiende behoefte aan kwalitetisverbetering. Vanuit dat oogpunt is enkele jaren geleden de Mailprofs Kwaliteitsaward in het leven geroepen. In 2009 kunnen Informatie-afdelingen voor de 3e keer meedingen naar deze award die wordt uitgereikt aan de DIV afdeling die in 2009
zijn dienstverlening het meest heeft verbeterd en waarvan de resultaten bijdragen aan kwaliteitsverbetering in de informatievoorziening. In 2007 werd deze prijs voor het eerst uitgereikt aan de DIV afdeling van de gemeente Delft. In 2008 viel deze eer te beurt aan de gemeente Moerdijk. Voor de award van 2009 is de DIV-afdeling van Waterschap De Dommel een van de mededingers. Als het aan de competenties en inzet van de medewerks ligt, verdienen zij deze prijs dubbel en dwars!
![20101118 sod congres inleiding kees duijvelaar concept v 1[1]](http://www.verenigingsod.nl/images/upload/cached/b59923ede948c64fe30c9036dd041501_2978_80_60_1.)
Goed om te weten hoe hier voortvarend de informatievoorziening wordt aangepakt. Ik miste een beetje het "waarom", waarbij ik met name denk aan het inspelen op de gevolgen van de klimaatveranderingen, waarbij integrale informatie (documentaire informatie + geoinformatie), uiteraard samen met voorspellende numerieke modellen en metamodellen, een essentiele rol speelt.
Mijn reactie