-
Blogs
OpenOffice.org bij de Gemeente Grootegast
Dit artikel is het eerste deel van een korte reeks artikelen over ODF, OpenOffice.org en Open Source in relatie tot het NOiV-beleid. In deze reeks will ik enkele Gemeenten aan het woord laten over hun ervaringen, de complexiteit van migraties en hoe zij dit hebben aangepakt.
Door Pim Bliek (NOiV)
Op een mooie julimorgen reis ik per trein naar het hoge noorden. In de provincie Groningen, in een landelijk gebied aan de rand van Friesland, vind je de kleine Gemeente Grootegast. Dat een kleine Gemeente groot kan zijn hebben ze hier zeker bewezen. Grootegast is al een flink aantal keren geroemd als voorloper op het gebied van van NOiV-beleid. En terecht, zo blijkt vandaag wederom. Ik word enthousiast ontvangen in het prachtige oude raadhuis (met nieuwe aanbouw) door hoofd ICT Frits Moorlag en systeembeheerder Jelle Jansma. Beiden nuchtere, praktische mensen. Hier worden spookverhalen en mythes snel gereduceerd tot praktische oplossingen.
Sinds begin 2009 beschikt elke medewerker van de gemeente over OpenOffice.org als Office pakket op de desktop. Dit project is voortvarend aangepakt. Na slechts enkele maanden van grondige voorbereidingen is er over gegaan tot implementatie. Moorlag vindt draagvlak het belangrijkst: “Mijn beheerders moeten er elke dag mee werken en het kunnen beheren, dus hun draagvlak komt als eerste.” In het verleden had het college van B&W zich al uitgesproken voor invoering van het NOiV-beleid. Dit geeft Moorlag het benodigde mandaat en de bijbehorende daadkracht.
Ook de business case was vrij snel rond. “Over business cases wordt veel te ingewikkeld gedaan”, zegt Moorlag. “Voor mij is het een simpel staatje van baten en lasten van de verschillende voorliggende pakketkeuzes.OpenOffice.org kwam hier als goedkoopste optie uit. Dit komt vooral door het ontbreken van aan licentiekosten. Na onderzoek bleek dat de migratie naar OpenOffice.org net zo veel inspanning zou gaan vergen als een upgrade naar Microsoft Office 2007. In de kosten zijn hier dus geen verschillen, maar wel degelijk in de licentiekosten. Hier wordt fors op bespaard. Alleen aan de beheertool OO.org Enterprise geeft Moorlag 400 dollar per jaar uit.
Na een grondige inventarisatie bleek dat het merendeel van de gebruikers moeiteloos kon overstappen van de het oude pakket (Microsoft Office 2000) naar het nieuwe OpenOffice. Enkele gebruikers maken echter gebruik van applicaties die (nog) niet met OO.org of ODF overweg kunnen. Voor deze applicaties wordt gebruikers een gevirtualiseerde MS Office sandbox geboden. De gebruiker merkt hier verder niets van en als diezelfde medewerker ‘gewoon’ een brief wil tikken, gebruikt hij of zij OpenOffice.org. Dit alles werkt extra soepel door de volledig gevirtualiseerde infrastructuur.
Om het draagvlak te bevorderen is er een klankbordgroep samengesteld met vertegenwoordigers uit de organisatie. Deze mensen zijn ook gestimuleerd om op te treden als ambassadeurs richting hun eigen afdeling. Met name de afgevaardigde van Financiën bleek erg waardevol. Bij elke migratie van Office blijkt dit telkens de moeilijkste kluif te zijn: de grote hoeveelheid zeer vernuftige en ingewikkelde macro’s die medewerkers in de loop der jaren in Excel ontwikkeld hebben. De ‘poweruser’ van Financien bleek zo enthousiast dat hij ze zelf ging ombouwen naar OpenOffice en ook zorgde voor enthousiasme bij zijn collega’s. Voor Moorlag en zijn collega’s een enorme hulp.
Vervolgens is aan alle medewerkers een vrijwillige cursus aangeboden om te leren werken met het nieuwe pakket. Tot verrassing van Moorlag maakte hier maar een handjevol mensen gebruik van. De rest van de medewerkers redde zichzelf prima. Om dit verder te bevorderen werden aan medewerkers USB-sticks uitgedeeld met OpenOffice.org erop, om thuis te installeren en gebruiken. Om te wennen, maar ook om straks documenten tussen werk en privé te kunnen uitwisselen.
Ook technisch liep de migratie soepel. Moorlag’s medewerkers stuitten al snel op de beheertool OpenOffice Enterprise, een beheertool met 25.000 instelmogelijkheden. Hiermee wordt het mogelijk om grote installaties van OO.org makkelijk te managen. Ze waren hier heel enthousiast over en dit was doorslaggevend voor hun keuze voor OO.org. Ze raden dit dan ook iedereen aan (http://openofficetechnology.com/products/OpenOffice-Enterprise). Ook de prijs van dit product viel Moorlag goed: 400 dollar per 100 werkplekken per jaar. Met minder dan 100 werkplekken (150 als de samenwerkgemeente Marum wordt meegeteld) is dit voor Grootegast een prima oplossing voor weinig geld.
Daarnaast zijn alle applicaties die mensen gebruiken onderzocht. Het Pink Roccade MidOffice pakket ondersteunt al geruime tijd ODF en PDF. Ook toen Grootegast voor de keuze van een nieuw document management systeem (DMS) stond, werd ODF en PDF ondersteuning door Moorlag als eis gesteld volgens het “pas toe of leg uit” beleid. Het Document Management Systeem, Version van de firma Circle, voldeed hier ook aan en is gekozen als DMS.
Er zijn echter ook problemen. Leveranciers van een WABO (Wet algemene bepalingen omgevingsrecht) applicatie en een applicatie voor de Sociale Dienst ondersteunen nog steeds geen ODF, ondanks eerdere beloften. Moorlag hoopt dat dit na de drukte rond de invoering van de WABO alsnog door de desbetreffende leveranciers wordt aangepakt.
Naast OpenOffice.org maakt de gemeente ook veelvuldig gebruik van open source software en open standaarden. Zo heeft alle telefonie plaats met de open VOIP-oplossing Asterisk, zijn veel servers voorzien van Linux (Ubuntu en Suse), is er een open source proxyserver en vervangt Zarafa binnenkort waarschijnlijk Lotus Notes. Tot slot draait er bij de gemeente al tien jaar een open source GIS (Geografisch Informatie Systeem).
Concluderend kan ik wel stellen dat ik zeer positief verrast ben door de Gemeente Grootegast. Ze laten in de praktijk zien dat goed opdrachtgeverschap, open source, open standaarden, en IT in eigen hand houden allemaal mogelijk is, ook als kleine organisatie. En de door velen soms als oh zo moeilijk bestempelde migratie naar OpenOffice.org blijkt inderdaad complex te zijn, maar niet complexer dan een migratie van Microsoft Office 2000 of 2003 naar Office 2007. In alle gevallen geldt dat een succes valt of staat met een voortvarende en praktische aanpak, met goed gemotiveerde en geschoolde medewerkers. Kortom, Grootegast bewijst dat een kleine Gemeente heel groot kan zijn!
Dit artikel is eerder verschenen op NOiV.nl
Gerelateerde artikelen
-
OD-artikelen
Alfresco voor overheidsinstanties
Een opkomende naam in overheidsland is Alfresco. Maar wat is het? Wat zijn de voordelen? En hoe verhoudt het zich tot haar concurrent FileNet? In dit artikel geven de... meer
![20101118 sod congres inleiding kees duijvelaar concept v 1[1]](http://www.verenigingsod.nl/images/upload/cached/b59923ede948c64fe30c9036dd041501_2978_80_60_1.)
Mijn reactie